何日か前に、私が何年も前に作成したExcelのデータがあるメーリングリストの添付ファイルとして添付され、送信されてきました。
Excelのファイル自体はそのメーリングリストを使用しているグループの資料用として作成したものなので、転用利用されても問題ありません。
Excelファイルのデータの中には複数のシートを作成してありました。
メールを発信した方は、その中のあるシート1ページだけを送信したかったのですが、ファイル全体を送信してしまったがために、当然他のシートも閲覧可能だし、編集も可能な状態で送られてしまったわけです。
発信者には悪意はありません。
そのメーリングリストはクローズドなもので外部には配信されず、グループメンバーしか受け取れないのですが、だから大丈夫なんだということではありません。
厳密にいうと意図せぬ情報漏えいです。
シートの中にはプライバシーにかかわるものや機密のものがある場合も当然あり得ます。
前にお話しした時は、拡張子xlsxなどに絡めたお話でしたが、その時もPDFで送った方が・・・・
という説明をしました。
今回の場合は、なおさらそうです。
Office2010系を使用している方なら試してみてください。
Excel2010だったら、「ファイル」タブを選択し、「保存と送信」をさらに選ぶと、「PDF/XPS ドキュメントの作成」とか、「PDFとして送信」、「XPSとして送信」というのが選べます。
私の場合は、Acrobatをインストールしてあるので表示されているのか、PDF作成ソフトがインストールされていない場合はどうなのか、不明ですが、おそらく表示されているはずです。
まずは、PDFかXPSにしてみましょう。
シートがたくさんあると、全てのシートがPDFになる場合もありますが、送ってよい内容なのかどうか確認しましょう。
他のシートもページ化されているのであれば、余分なページを削除するか、Excelで元のデータを別名保存し、送らないシートを削除して必要なシートだけにしてPDFかすればよいのではないでしょうか。
とりあえずは、PDF/XPSにすることをお試しください。