前にも話したけどメールの添付はPDFで・・・

何日か前に、私が何年も前に作成したExcelのデータがあるメーリングリストの添付ファイルとして添付され、送信されてきました。

 

Excelのファイル自体はそのメーリングリストを使用しているグループの資料用として作成したものなので、転用利用されても問題ありません。

 

Excelファイルのデータの中には複数のシートを作成してありました。

 

メールを発信した方は、その中のあるシート1ページだけを送信したかったのですが、ファイル全体を送信してしまったがために、当然他のシートも閲覧可能だし、編集も可能な状態で送られてしまったわけです。

 

発信者には悪意はありません。

 

そのメーリングリストはクローズドなもので外部には配信されず、グループメンバーしか受け取れないのですが、だから大丈夫なんだということではありません。

 

厳密にいうと意図せぬ情報漏えいです。

 

シートの中にはプライバシーにかかわるものや機密のものがある場合も当然あり得ます。

 

前にお話しした時は、拡張子xlsxなどに絡めたお話でしたが、その時もPDFで送った方が・・・・

という説明をしました。

 

今回の場合は、なおさらそうです。

 

Office2010系を使用している方なら試してみてください。

Excel2010だったら、「ファイル」タブを選択し、「保存と送信」をさらに選ぶと、「PDF/XPS ドキュメントの作成」とか、「PDFとして送信」、「XPSとして送信」というのが選べます。

 

私の場合は、Acrobatをインストールしてあるので表示されているのか、PDF作成ソフトがインストールされていない場合はどうなのか、不明ですが、おそらく表示されているはずです。

 

まずは、PDFかXPSにしてみましょう。

シートがたくさんあると、全てのシートがPDFになる場合もありますが、送ってよい内容なのかどうか確認しましょう。

 

他のシートもページ化されているのであれば、余分なページを削除するか、Excelで元のデータを別名保存し、送らないシートを削除して必要なシートだけにしてPDFかすればよいのではないでしょうか。

 

とりあえずは、PDF/XPSにすることをお試しください。

 

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