FAXをペーパーレス化 その2

前回 FAXのペーパーレス化を大別するには、
1.コピー機で複合機(FAXが使えるネットワーク対応型のもの)がある場合
2.パソコンを使用する場合(この場合は、モデム・FAXソフトが必要になります)
3.インターネットを利用した外部FAXサービスを利用する場合(この場合は、サービス利用料が発生します)?
の3通りがあると述べました。

 

今回はまず、1番目の「複合機」を利用する場合について説明します。

 

1.複合機でFAXのペーパーレス化

以前は「コピー・FAX・ワープロ」が事務機の三種の神器として、事務処理の効率化に有用と言われていました。
時が経つにつれて、ワープロはパソコンになり、コピーとFAXは別々の機械ではなく、コピー・FAX・プリンター(あとはスキャナー機能)等を1台にまとめた「複合機」に変わってきました。
それぞれ別の機械を置くより、1台に機能をまとめれば、場所が広く有効に使えるし、電気代や用紙等のランニングコストも軽減出来るというメリットがある為です。

 

さて、肝心の「FAXのペーパーレス化」を実現するために複合機をどのように利用するかですが、これはメーカーによって標準機能が異なったり、オプションがどうか等の諸条件がありますで、単純に複合機があれば実現できるということではありません。

 

まず最低限必要なのは、ネットワーク機能です。
これについては、プリンター機能の中にプリントサーバーがあるのであれば、まず機能として備わっていると思って良いでしょう。

 

次に必要な機能はペーパーレスにするためにFAXをどのように扱いたいかの用途によって異なります。

 

1.メールで送信したい。
2.プリントアウトせずに閲覧できるようにしたい。
まず、上記の2つが考えられます。

 

「メールで送信したい」場合はメール機能があるかどうか、「閲覧したい」場合はファイルサーバー機能あるいはファイル転送機能があるかどうか、これが問題です。

 

無い場合はオプションの取り付けが必要になります。ではオプションがある場合で説明します。
ただし、以下の説明はメーカーや機種によっては対応出来ない場合がありますのでご了承ください。

 

「メールで送信したい」
これは、FAXの機能設定で、受信した場合どうするかの設定になります。
FAXを受信したら、「転送」する設定すれば良い訳です。「転送先」として、転送したいメールアドレスやメーリングリストのアドレスを設定し、データの形式をイメージファイルなのかPDFなのかを決めれば済みます。
ただし、メールとしての設定(メールアカウントやSMTPサーバー場合によってはパスワード)が分からなくてどうにもなりません。

 

「プリントアウトせずに閲覧できるようにしたい」
これも「メールで送信したい」場合と同じで、受信した際にプリントアウトせずに、保存する設定にすれば良いわけです。
これはFAXのメモリ受信と意味は同じですね。
複合機にファイルサーバー機能があれば複合機の中に、ファイル転送機能があるのであれば、受信データをパソコンの転送することになります。
ここで問題になるのが、接続しているパソコンが1台なの複数台なのか、閲覧するのは1名なのか複数名なのかといったことです。
複数台あるいは複数名で閲覧可能にするには、受信データの保存場所を「共有化」しなければなりません。
この設定をするには、ネットワークに関する知識がないと厳しいと思います。

 

結論からいうと、現状で機能が無い場合は「複合機でのペーパーレス化」はあまりオススメ出来ません。
理由は、既に複合機に必要な機能が備わっていれば良いのですが、備わっていない場合は新たにオプション等の設備が必要になるからです。

 

逆に言うと、現在使用している複合機に機能が既にある場合は、何の投資も無しで実現可能なので利用価値が出てくると思います。
しかし、最近はブラザー等からインクジェット対応の小型機で全ての機能を満たしているものもあり、新たに購入するにしても安価で出来ますので、検討する価値はあるでしょう。

 

いずれにしても、メーカーや機種によって条件が異なりますので、メーカーや購入したお店に相談してみてください。

 

次回は、「パソコンを使用する場合(この場合は、モデム・FAXソフトが必要になります)」について説明します。

 

個人的にはこちらの方がオススメのような気がします。

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