FAXをペーパーレス化 その4

ちょっとあまりにも間が開きすぎて、自分でもどこまで書いたか忘れてしまったので、自分で読み返してしまいました。
待っていた人はいないかもしれませんが、久しぶりに投稿します。

 

FAXのペーパーレス化を大別するには、
1.コピー機で複合機(FAXが使えるネットワーク対応型のもの)がある場合
2.パソコンを使用する場合(この場合は、モデム・FAXソフトが必要になります)
3.インターネットを利用した外部FAXサービスを利用する場合(この場合は、サービス利用料が発生します)
の3通りがあると述べました。

今回が最後になります。

 

3.インターネットを利用した外部FAXサービスを利用する場合

 

前回までは、自分で機器を準備したりソフトを購入したりというのが前提でした。
しかし、今回説明するものは、全くそういったものを必要としません。

 

全くというのは語弊がありますので、正確に述べると、

  • インターネットに接続されている
  • メールアドレスを持っている
  • Word等の文書作成ソフトがある。
  • 出来ればPDF作成ソフトがある。

という条件だけです。
問題なのはPDF作成ソフトだと思いますが、今はフリーソフトが結構ありますので、「PDF作成 フリーソフト」で検索してみてください。

 

実際にどのようにするのかと言うと、「eFax」等のインターネットFAXサービスと契約することです。
ちなみに私は「eFax」の30日間無料で実際に体験中です。

 

具体的にはどのような流れになるかというと、Fax受信の場合は、

  1. インターネットFaxサービスと契約すると、Fax番号がもらえる。
  2. 契約したFax番号にFaxが送られてくると、そのFaxがPDFの添付ファイルとして自分のメールアドレスにメール送信される。
  3. メーラーで受信して、添付ファイルのPDFを見る。

ということになります。

前回までで説明した内容と何が違うかというと、PDF添付のメールというところは同じですが、Faxソフトやモデム、Fax機器が必要ないと言うことです。
前回同様スマフォでも受信可能ですよね。

 

送信の場合は(eFaxの場合)、

  1. 相手のFax番号に特定のメールアドレスを付与して、メールのあて先に指定する。
    例)03-1234-5678の場合は、市外局番を国番号に変えて、81312345678@******.***のメールアドレスにする。
  2. 送りたい文書をPDFにして、添付する。
  3. メール本文に、「送信表」に記載する文章を入力。
  4. メール送信。
  5. 「Fax送信完了」の通知メールが届く。

という具合です。

 

ちょっと面倒だなと思うのが、Fax番号をメールアドレスに変えて入力すること。
それと、印刷物をFax送信したいときです。

 

印刷物をFax送信する場合は、添付ファイルにしなければならないので、ドキュメントスキャナ等のスキャナでPDFとして取り込まなければなりません。

 

ただ、Fax機器が全くないのであれば別ですが、Fax機能付電話とかがあれば、印刷物を送信するときは今までどおり、普通に送信すればよいと思います。

 

インターネットFaxサービスは多数あり、料金体系も様々です。

 

今回私が「eFax」にした理由は、他社は付与されるFax番号が「050」のIP電話番号だったりするのですが、「eFax」は、「03-」とか「044-」とか「045-」等の普通の電話番号が選べるからです。

 

23区内だったら「03-」、川崎市なら「044-」横浜市は「045-」だから、違和感もありません。
引越ししたってその番号は継続して使えます。
ただ、世田谷区の「03-」から横浜市に引っ越して、電話番号は「045-」なのにFax番号は「03-」というのは、どうかと思いますけど。

 

多分そのような時はカスタマーサポートに連絡すれば、新たに「045-」に変えてくれると思うんですが、確認はしていません。

 

いずれにしても、Faxを受信して無条件に紙のまま出力するというのは、「エコ」になっていないと思うので、ペーパーレス化に取り組んでみては如何でしょうか。

 

どの方法をとるかは、コスト面などいろいろ比較検討されて御自分にあった方法を選んでください。

長くなりましたが、「Faxをペーパーレス化」はとりあえず今回で終了です。
また報告することが出来たら投稿しますね。
おつきあいありがとうございました。

 

 

 

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